Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας: Οδηγός για την εφαρμογή του μέτρου

Με τις διατάξεις του άρθρου 74 του Ν.4808/2021 θεσπίστηκε το μέτρο της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας για όλες τις επιχειρήσεις – εργοδότες, οι οποίες από την έναρξη εφαρμογής του μέτρου, υποχρεούνται να διαθέτουν και να λειτουργούν ηλεκτρονικό σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους, άμεσα συνδεδεμένο και διαλειτουργικό, σε πραγματικό χρόνο, με το Π.Σ. Εργάνη ΙΙ.

Της Μάγδας Κρυστάλλη
Λογίστρια, Φοροτεχνικός

Η μέτρηση του χρόνου εργασίας πραγματοποιείται με τη χρήση ψηφιακής κάρτας εργασίας, μέσω της οποίας καταγράφεται σε πραγματικό χρόνο στο Π.Σ. Εργάνη ΙΙ κάθε μεταβολή που αφορά στον χρόνο εργασίας των εργαζομένων, όπως ιδίως, η ώρα έναρξης και λήξης της εργασίας, το διάλειμμα, η υπέρβαση του νόμιμου ωραρίου εργασίας και κάθε είδους άδεια. (παρ.1-2, άρθρο 74, Ν.4808/2021)

2. Πρώτη εφαρμογή

Η πρώτη φάση εφαρμογής ξεκίνησε την 1η Ιουλίου 2022 με την υποχρεωτική ένταξη των Σούπερ Μάρκετ που απασχολούν συνολικά περισσότερους από 250 εργαζόμενους, καθώς και το σύνολο των Τραπεζών της Χώρας. Οι επιχειρήσεις αυτές έχουν συμμορφώσει την καθημερινή τους λειτουργία αποστέλλοντας καθημερινά, ηλεκτρονικά και real-time στο Π.Σ. Εργάνη ΙΙ τους χρόνους έναρξης και λήξης των εργαζομένων που οι ίδιοι δηλώνουν με φυσική παρουσία στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης.



Οι λοιπές επιχειρήσεις-εργοδότες της Χώρας θα πρέπει να προβούν στην απογραφική διαδικασία της ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας στο Π.Σ. Εργάνη ΙΙ, για το σύνολο των εργαζομένων τους με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, οι οποίοι απασχολούνται στην επιχείρηση, εντός του χρονικού διαστήματος από 1η Οκτωβρίου 2022 έως και 30η Νοεμβρίου 2022, συμπεριλαμβανομένου του δανειζόμενου προσωπικού. (Μέρος Α΄, Αριθμ. 49758/2022)

Σύμφωνα με νεότερη ανακοίνωση του Υπ.Εργασίας η απογραφική διαδικασία της ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας θα πραγματοποιηθεί από την 1η Νοεμβρίου μέχρι τις 30 Νοεμβρίου 2022.

2.1 Απογραφική διαδικασία

Με την απογραφική διαδικασία του Ωραρίου Απασχόλησης ο εργοδότης δηλώνει για κάθε εργαζόμενο μισθωτής εξαρτημένης εργασίας τα γενικά στοιχεία εργασιακής σχέσης που αφορούν το χρόνο εργασίας και επίσης δηλώνει το ωράριο απασχόλησης σε ψηφιακή μορφή, είτε ως σταθερό εβδομαδιαίο, είτε ως μεταβαλλόμενο ανά ημέρα.



Αναλυτικότερα, με τη με Αριθμ. 49758/2022 απόφαση του Υπουργού Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων προστίθεται άρθρο 2Α στην υπό στοιχεία 40331/Δ1.13521/13-9-2019 (ΦΕΚ Β΄ 3520) απόφαση, το οποίο μεταξύ άλλων ορίζει ότι οι εργοδότες-επιχειρήσεις κατά την πρώτη εφαρμογή απογραφικά, υποβάλλουν «Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης» που περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία που αφορούν την οργάνωση του χρόνου εργασίας: Συμβατικές εβδομαδιαίες ώρες πλήρους απασχόλησης, Σύστημα Απασχόλησης (5ήμερη/6ήμερη), Στοιχεία Διαλείμματος, καθώς και Δυνατότητα Ευέλικτης Προσέλευσης.

Αναλυτικά δηλώνουν ανά εργαζόμενο:

i) Βασικά στοιχεία Εργοδότη: Εργοδότης, Παράρτημα

ii) Ημ/νία Αναφοράς Δήλωσης/Μεταβολής

iii) Στοιχεία Εργαζομένου (Ονοματεπώνυμο, Α.Φ.Μ.)

iv) Στοιχεία που αφορούν:

– Συμβατικό εβδομαδιαίο ωράριο Πλήρους, Μειωμένης ή Εκ Περιτροπής Απασχόληση με προσδιορισμό της προέλευσής του-(συμπληρώνεται ο εβδομαδιαίος χρόνος πλήρους απασχόλησης που καθορίζεται βάσει Σ.Σ.Ε./ Διαιτητικής Απόφασης κ.λπ.),

– Εβδομαδιαία απασχόληση (π.χ. 5ήμερη/6ήμερη),

– Διάλειμμα (διάρκεια του και εάν είναι εντός/εκτός ωραρίου). Επισημαίνεται ότι πρόσφατη ανακοίνωση στο ΠΣ Εργάνη αναφέρει ότι στη δήλωση του ωραρίου απασχόλησης του εργαζόμενου είτε με «Σταθερό Εβδομαδιαίο» είτε με «Μεταβαλλόμενο/ Τροποποιούμενο ανά Ημέρα» συμπληρώνεται το συμβατικό ωράριο απασχόλησης ανεξάρτητα αν το διάλειμμα είναι εντός ή εκτός ΩΡΑΡΙΟΥ, αν δηλαδή παρατείνει ή όχι το ωράριο εργασίας. Για παράδειγμα σε περίπτωση εργαζομένου πλήρως απασχολούμενου με εβδομαδιαία ωράριο Δευτέρα έως Παρασκευή 08:00 – 16:00 και με διάλειμμα 30 λεπτών ΕΚΤΟΣ ωραρίου, θα δηλωθεί στο Έντυπο «Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης» στο Πεδίο ΕΝΤΟΣ ΩΡΑΡΙΟΥ: ΟΧΙ, στο Πεδίο ΔΙΑΛΕΙΜΜΑ: 30 και στο Έντυπο Οργάνωσης χρόνου Εργασίας «Σταθερό Εβδομαδιαίο» ή «Μεταβαλλόμενο/ Τροποποιούμενο ανά Ημέρα» συμπληρώνεται το συμβατικό ωράριο για κάθε ημέρα εργασίας: 08:00 – 16:00 και όχι 08.00 – 16:30,

– Ευέλικτη Προσέλευση – Συμπληρώνεται για όλους τους εργαζόμενους της επιχείρησης που είναι ενταγμένοι στην ψηφιακή οργάνωση του χρόνου, μόνο εφόσον έχει ενεργοποιηθεί η κάρτα εργασίας και εφόσον ο εργαζόμενος και ο εργοδότης έχουν συμφωνήσει την ως άνω εφαρμογή ωραρίου, με πρόβλεψη στην ατομική σύμβαση του εργαζομένου, ώστε ο εργαζόμενος να έχει δικαίωμα να συμπληρώνει το ωράριο εργασίας του ανάλογα με την ώρα προσέλευσής του. H δυνατότητα προσέλευσης σε περίπτωση που εφαρμόζεται “Ευέλικτη Προσέλευση” είναι δυνατή εντός Χ λεπτών (και έως 120′ κατ΄ ανώτατο) εκκινώντας από τη δηλωθείσα έναρξη του προδηλωθέντος ωραρίου στην οργάνωση του χρόνου εργασίας,

προκειμένου το σύνολο του προσωπικού τους να είναι απογεγραμμένο κατά την 30/11/2022.

Σημειώνεται ότι τα παραπάνω στοιχεία συμπληρώνονται επίσης σε περιπτώσεις μεταβολών στοιχείων δήλωσης. Τα στοιχεία υποβάλλονται πριν την εφαρμογή της μεταβολής και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.

Για τους εργαζόμενους που εντάσσονται στην Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας μέσω της απογραφικής διαδικασίας, η υποχρέωση παρακολούθησης του ωραρίου απασχόλησης στο Π.Σ. Εργάνη για αλλαγές στο ωράριο, έκτακτες τροποποιήσεις ωραρίου και άδειες θα γίνεται εφεξής με τη νέα διαδικασία Ψηφιακής Οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας, καθώς και με την υφιστάμενη διαδικασία στο Π.Σ. Εργάνη για την υποβολή Υπερωριών.

Για πρόσληψη νέου εργαζόμενου από 1/11/2022, εφαρμόζονται τα εξής:

1. Κατά την υποβολή του Ε3: Ενιαίου Εντύπου Αναγγελίας Πρόσληψης, και κατά την επιλογή της Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας με [Ναι] δεν θα χρησιμοποιείται πλέον η διαδικασία υποβολής Ε4 – Συμπληρωματικός Ωραρίου στις περιπτώσεις αρχικής δήλωσης, αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, ούτε θα επιτρέπεται να συμπληρωθεί ωράριο για τον εργαζόμενο με άλλον Πίνακα Προσωπικού Ε4. Στον υπόχρεο εργοδότη/επιχείρηση για τις επόμενες ημέρες, μετά την 1η ημέρα εργασίας θα πρέπει να πραγματοποιηθεί άμεσα Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας είτε με Σταθερό Εβδομαδιαίο είτε με Ωράριο Απασχόλησης – Τροποποιούμενο/Μεταβαλλόμενο, πάντα πριν την έναρξη του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας.

Επίσης με την επιλογή της Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας με [Ναι] δεν επιτρέπεται να συμπληρωθεί ωράριο για τον εργαζόμενο στο πεδίο του Ε3 «ΩΡΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ & ΛΗΞΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΗΜΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ» ή να έχει γίνει επιλογή του πεδίου «ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΜΕ ΕΠΙΣΥΝΑΠΤΟΜΕΝΟ ΑΡΧΕΙΟ».

2. Κατά την υποβολή του Ε3:Ενιαίου Εντύπου Αναγγελίας Πρόσληψης, και κατά την επιλογή της Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας με [Όχι] απαιτείται και απογραφική διαδικασία με νέα Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης το αργότερο μέχρι την 30.11.2022.

Μετά την ολοκλήρωση της απογραφικής διαδικασίας του ωραρίου απασχόλησης, στο Π.Σ. Εργάνη θα εμφανίζεται το προγραμματισμένο ωράριο απασχόλησης ανά εργαζόμενο, παράρτημα ή επιχείρηση σε ψηφιακή μορφή ημερολογίου (Τρέχουσα Κατάσταση Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας), το οποίο θα είναι επίσης άμεσα διαθέσιμο και στον εργαζόμενο μέσα από την εφαρμογή myErgani mobile app, καθώς και μέσα από το myErgani web portal για την ενημέρωση των εργαζόμενων (https://myErgani.gov.gr).

Επισημάνσεις για την απογραφική διαδικασία

Με ανακοίνωση στο Π.Σ. Εργάνη, διευκρινίζεται ότι στην απογραφική διαδικασία της ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας θα συμπεριληφθούν κανονικά οι Εργαζόμενοι, που υπάγονται στην κατηγορία των Διευθυντικών Στελεχών (Υ.Α. 90972/2021) και για τους οποίους έχει υποβληθεί σχετική Δήλωση στο Π.Σ. Εργάνη, εφόσον πρόκειται για εργαζόμενους με εξαρτημένη σχέση εργασίας. Περαιτέρω για τους εν λόγω εργαζόμενους, οι οποίοι πληρούν τα κριτήρια, με βάση τα οποία χαρακτηρίζονται ως Διευθυντικά Στελέχη, δεν θα δηλωθεί ωράριο απασχόλησης, από τον εργοδότη, όντας εξαιρούμενοι από τα χρονικά όρια εργασίας.

Σχετικά με τις ΕΠΑ – Επιχειρήσεις Προσωρινής Απασχόλησης αναφέρεται ότι το δανειζόμενο προσωπικό απογράφεται και από τον άμεσο (ΕΠΑ – Επιχειρήσεις Προσωρινής Απασχόλησης) και από τον έμμεσο εργοδότη. Πρέπει δηλαδή να γίνει η ίδια καταχώρηση για τους εργαζομένους δύο φορές, καθώς αφορά δυο διακριτούς διαφορετικούς εργοδότες/επιχειρήσεις άμεσο/έμμεσο.

Ωστόσο μετά την Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης (απογραφή) για την ΕΠΑ και το δανειζόμενο προσωπικό της, δεν θα απαιτείται υποβολή Ψηφιακού Ωραρίου από τον άμεσο εργοδότη (από την ΕΠΑ). Η υποβολή Ψηφιακού Ωραρίου θα γίνεται από τον έμμεσο εργοδότη που έχει την υποχρέωση. Μόνο κατά την 1η ημέρα πρόσληψης απαιτείται ώρα έναρξης και λήξης εργασίας από τον άμεσο εργοδότη (από την ΕΠΑ). Σημειώνεται ότι, από τον έμμεσο εργοδότη στο Ψηφιακό Ωράριο θα πρέπει να πραγματοποιηθεί άμεσα Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας είτε με Σταθερό Εβδομαδιαίο είτε με Ωράριο Απασχόλησης – Τροποποιούμενο/Μεταβαλλόμενο και πάντα πριν την έναρξη του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας.



Όσον αφορά την απογραφή των εργαζομένων με μη σταθερό τόπο εργασίας που κατά την έναρξη/λήξη του ωραρίου τους δεν θα έχουν πρόσβαση σε ψηφιακό σύστημα ωρομέτρησης της Επιχείρησης, όπως π.χ. οδηγοί, φύλακες, συντηρητές και τεχνικοί, διευκρινίζεται ότι θα απογραφούν όλοι οι εργαζόμενοι, ωστόσο το ψηφιακό σύστημα ωρομέτρησης θα εφαρμοστεί μόνο στους εργαζόμενους με φυσική παρουσία. Άρα για κάποιον που ξεκινά ή /και ολοκληρώνει την εργασία του στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης όπου και εργάζεται ισχύει κανονικά η κάρτα εργασίας.

3. Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας και Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας

Εκτός από τη «Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης» οι εργοδότες-επιχειρήσεις που απασχολούν εργαζομένους μισθωτής εξαρτημένης εργασίας υποβάλλουν Δήλωση Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας, ενώ υποχρεούνται να υποβάλουν τα στοιχεία της ψηφιακής κάρτας εργαζομένων σε σχέση με την πραγματική έναρξη ή την πραγματική λήξη της απασχόλησης.

3.1 Δήλωση Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας

Η «Οργάνωση Χρόνου Εργασίας» αφορά στις ακόλουθες δηλώσεις από εργοδότες-επιχειρήσεις που απασχολούν εργαζομένους μισθωτής εξαρτημένης εργασίας:

i) Στοιχείων για εργαζομένους με Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο Απασχόλησης,

ii) Στοιχείων για εργαζομένους με Μεταβαλλόμενο/ Τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης, συμπεριλαμβάνονται οι βάρδιες και τυχόν μεταβολή ημέρας και κάθε τυχόν έκτακτη τροποποίηση

iii) Στοιχείων Αδειών εργαζομένων (δηλώνονται απογραφικά εντός του πρώτου δεκαημέρου του μήνα που ακολουθεί το μήνα χορήγησής τους).

Τα στοιχεία των περιπτώσεων i) και ii) της προηγούμενης παραγράφου υποβάλλονται σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους που αφορούν, ως εξής:

α) Κατά την πρώτη εφαρμογή (από 1/11/2022 έως 30/11/2022) απογραφικά και αυθημερόν για το σύνολο των εργαζομένων τους που δηλώθηκαν ως εντασσόμενοι στην ψηφιακή οργάνωση χρόνου εργασίας, οπότε και τυχόν αλλαγή του προγράμματος εργασίας για τους εργαζόμενους αυτούς παύει να δηλώνεται εφεξής με Ε4 συμπληρωματικό Ωραρίου.

β) Σε κάθε νέα πρόσληψη διενεργούμενη από 1/11/2022 και εντεύθεν δείτε όσα αναφέρονται παραπάνω στην παρ.2.1 σχετικά με τη πρόσληψη νέου εργαζόμενου από 1/11/2022.

γ) Σε περιπτώσεις μεταβολών της Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας. Τα στοιχεία υποβάλλονται πριν τη μεταβολή και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.

Διατηρείται σε κάθε περίπτωση η υποχρέωση υποβολής Ε8 για την αναγγελία της Νόμιμης Υπερωριακής Απασχόλησης.

Επισημαίνεται ότι η υποχρέωση υποβολής Ε4 Συμπληρωματικός Ωραρίου εξακολουθεί να ισχύει μέχρι την ένταξη του εργαζομένου στην «Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας» βάσει της δηλωθείσας στο σχετικό πεδίο ημερομηνίας εφαρμογής της.

Τα στοιχεία που δηλώνονται

Ο εργοδότης δηλώνει ανά εργαζόμενο:

α. Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο Απασχόλησης

Για τους εργαζόμενους με Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο Απασχόλησης υποβάλλονται στοιχεία που θα περιέχουν για όλες τις ημέρες της εβδομάδας τα εξής:

i) Βασικά στοιχεία Εργοδότη: Εργοδότης, Παράρτημα

ii) Ημερομηνίες Εφαρμογής Ωραρίου [Από – Έως (Προαιρετικό)]. Σε περίπτωση μη συμπλήρωσης του πεδίου «Έως» το δηλωθέν ωράριο ισχύει στο διηνεκές.

iii) Στοιχεία εργαζομένου/ων

– Προσωπικά Στοιχεία: Α.Φ.Μ., Επώνυμο, Όνομα

– Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας, όπως περιγράφεται στη σχετική ενότητα της με Αριθμ. 49758/2022 απόφασης.

β. Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης

Η δήλωση υποβάλλεται για εργαζόμενους με μεταβαλλόμενο/τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης, καθώς και για όλους τους εργαζόμενους σε περίπτωση αλλαγής της οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας τους. Η ανωτέρω δήλωση υποβάλλεται πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους.

Για τους εργαζόμενους με Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης υποβάλλονται στοιχεία που θα περιέχουν για όλες τις ημερομηνίες αναφοράς τα εξής:

i) Βασικά στοιχεία Εργοδότη: Εργοδότης, Παράρτημα

ii) Στοιχεία εργαζομένου/ων

– Προσωπικά Στοιχεία: Α.Φ.Μ., Επώνυμο, Όνομα

– Ημερομηνία εφαρμογής (Από – Έως)

– Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας, όπως περιγράφεται στη σχετική ενότητα της με Αριθμ. 49758/2022 απόφασης.

γ. Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας

Η Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας περιλαμβάνει τα ακόλουθα πεδία ανά ημέρα (Δευτέρα – Κυριακή):

Ισχύον Ωράριο

Το ισχύον ωράριο ανά ημερομηνία με βάση τις παραπάνω διαδικασίες προκύπτει από την Ημερομηνία Εφαρμογής Ωραρίου «Από» και μετά.

Σε περίπτωση επικάλυψης διαστημάτων ισχύει η τελευταία υποβληθείσα δήλωση για το κάθε διάστημα.

δ. Άδειες

Υποβάλλεται δήλωση των χορηγούμενων αδειών απογραφικά, εντός του πρώτου δεκαημέρου του μήνα που ακολουθεί το μήνα χορήγησής τους.

Κατά την υποβολή, δηλώνονται τα ακόλουθα:

i) Στοιχεία Εργοδότη: Εργοδότης, Παράρτημα

ii) Ημ/νια Υποβολής

iii) Στοιχεία Εργαζόμενων

– Προσωπικά Στοιχεία: Α.Φ.Μ., Επώνυμο, Όνομα

– Ημερομηνίες Εφαρμογής (Από – Έως) και ημέρες αδείας εντός του διαστήματος αυτού

– Τύπος Άδειας

– Ώρα Από – Ώρα Έως (σε περίπτωση τύπου Ωροάδειας)

Ειδικά κατά την πρώτη εφαρμογή η δήλωση υποβάλλεται:

i) από εργοδότες- επιχειρήσεις που ανήκουν στον κλάδο των Σούπερ Μάρκετ και απασχολούν συνολικά περισσότερους από 250 εργαζόμενους, καθώς και το σύνολο των Τραπεζών της Χώρας για άδειες χορηγούμενες από 1/6/2022 έως και 30/6/2022 σε εργαζομένους που έχουν ενταχθεί στην ψηφιακή οργάνωση του χρόνου εργασίας και στην ψηφιακή κάρτα.

ii) από τους λοιπούς εργοδότες-επιχειρήσεις, για άδειες χορηγούμενες από 1/10/2022 έως και 30/11/2022 για εργαζομένους που έχουν ενταχθεί στην ψηφιακή οργάνωση του χρόνου εργασίας.

3.2 Στοιχεία Ψηφιακής κάρτας εργασίας – Δήλωση πραγματικής έναρξης και λήξης απασχόλησης εργαζομένου/ων

1. Οι εργοδότες-επιχειρήσεις ενεργοποιούν την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας για όλους τους εργαζομένους τους με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, συμπεριλαμβανομένου του δανειζόμενου προσωπικού. Η κάρτα είναι προσωποποιημένη και μοναδική για κάθε εργασιακή σχέση που συνδέει εργαζόμενο και εργοδότη.

2. Η ενεργοποίηση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας πραγματοποιείται, κατά την υποβολή «Δήλωσης Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης», εντός του αποκλειστικού διαστήματος από 01/11/2022 έως και 30/11/2022.

Σε περιπτώσεις νέων προσλήψεων πραγματοποιούμενες από 1/10/2022 και εντεύθεν, η ως άνω ενεργοποίηση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας γίνεται κατά την υποβολή του εντύπου Ε3 σύμφωνα με τα ανωτέρω.

3. Από την ημερομηνία υποχρεωτικής ενεργοποίησης της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας οι εργοδότες υποχρεούνται να τηρούν σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους, όπου γίνεται άμεση καταγραφή της πραγματικής έναρξης και λήξης της απασχόλησης των εργαζομένων τους.

4. Σε περίπτωση που επέλθει γεγονός ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του εργοδότη, το οποίο εμποδίζει τη λειτουργία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων ή τη διαβίβαση των στοιχείων του συστήματος αυτού στο Π.Σ. Εργάνη ΙΙ, ο εργοδότης υποχρεούται να ειδοποιήσει αμέσως, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την οικεία Επιθεώρηση Εργασίας. Την ίδια υποχρέωση έχει ο εργοδότης και αμέσως μόλις λήξει η κατάσταση ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του εργοδότη.

5. Η παράλειψη υποβολής στοιχείων της ψηφιακής κάρτας εργαζομένων σε σχέση με την πραγματική έναρξη ή την πραγματική λήξη της απασχόλησης τους συσχετιζόμενη με τον αριθμό των αναμενόμενων δηλώσεων υποβολής, αποτελεί κριτήριο που λαμβάνεται υπόψη από την ανάλυση εκτίμησης κινδύνου του Ο.Π.Σ.-Σ.ΕΠ.Ε., προκειμένου η σχετική επιχείρηση να ελεγχθεί από την αρμόδια υπηρεσία του Σ.ΕΠ.Ε..

6. Τα στοιχεία που δηλώνονται είναι:

i) Στοιχεία Εργοδότη: Εργοδότης, Παράρτημα

ii) Ημ/νια Υποβολής

iii) Στοιχεία Εργαζόμενων

– Προσωπικά Στοιχεία: Α.Φ.Μ., Επώνυμο, Όνομα,

– Ημερομηνία Αναφοράς,

– Ώρα Έναρξης (υποχρεωτικό κατά τη δήλωση έναρξης απασχόλησης),

– Ώρα Λήξης (υποχρεωτικό κατά τη δήλωση λήξης απασχόλησης).

7. Τα στοιχεία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας κάθε επιχείρησης τηρούνται υποχρεωτικά για χρονικό διάστημα τουλάχιστον δέκα (10) ετών και κάθε εργαζόμενος έχει πρόσβαση στα τηρούμενα στοιχεία του συστήματος που τον αφορούν. Τα αντίστοιχα στοιχεία στο Π.Σ. Εργάνη ΙΙ τηρούνται υποχρεωτικά για χρονικό διάστημα τουλάχιστον έξι (6) μηνών και κάθε εργαζόμενος έχει πρόσβαση στα τηρούμενα στοιχεία του συστήματος που τον αφορούν.

4. Διασταυρώσεις

Τα στοιχεία της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας διασταυρώνονται με τα στοιχεία που αναγράφονται στην Αναλυτική Περιοδική Δήλωση (Α.Π.Δ.) που υποβάλλεται από την επιχείρηση. Είναι δυνατή η αυτοματοποιημένη προσυμπλήρωση της Α.Π.Δ. από το Π.Σ. Εργάνη ΙΙ βάσει των στοιχείων που εισάγονται με τη χρήση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας. (παρ.3, άρθρο 74, Ν.4808/2021)

5. Συστήματα εφαρμογής

Από την ημερομηνία υποχρεωτικής ενεργοποίησης της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας οι εργοδότες υποχρεούνται να τηρούν σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους, όπου γίνεται άμεση καταγραφή της πραγματικής έναρξης και λήξης της απασχόλησης των εργαζομένων τους.

Σημείωση: Ως προς τον χρόνο διαβίβασης των χρόνων πραγματικής έναρξης και λήξης της απασχόλησης των εργαζομένων, σε διευκρινίσεις που δόθηκαν από το Υπουργείο Εργασίας σε μετέπειτα χρόνο, η δήλωση γεγονότος έναρξης/ λήξης Κάρτας Εργασίας με Φόρμα, XML, API, Card Scanner, θα δύναται να υποβληθεί με μέγιστο χρόνο καθυστέρησης (γεγονότος έναρξης/ λήξης) 15 λεπτών.

5.1 Εφαρμογές Λογισμικού προσαρμοσμένες στο σύστημα Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας

Όπως προαναφέρθηκε, βάσει του νέου μέτρου όλες οι επιχειρήσεις της χώρας υποχρεούνται πλέον να διαθέτουν και να λειτουργούν ηλεκτρονικό σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους, άμεσα συνδεδεμένο και διαλειτουργικό σε «πραγματικό χρόνο» με το Π.Σ. Εργάνη ΙΙ. Για τις εταιρείες που δεν το διαθέτουν ακόμη, το Υπουργείο παρέχει τη δωρεάν εφαρμογή Ergani CardScanner η οποία αναλύεται παρακάτω και καλύπτει μόνο την υποχρέωση υποβολής ωροσημάνσεων (έναρξη-λήξη εργασίας) των εργαζόμενων.

Tα συστήματα ωρομέτρησης παρέχονται επί πολλά έτη για να καλύπτουν ανάγκες επιχειρήσεων και οργανισμών που ξεκινούν από μια απλή πληροφόρηση σχετικά με τους χρόνους προσέλευσης και απασχόλησης των εργαζομένων τους μέχρι αρκετά πιο περίπλοκες διαδικασίες που αφορούν την αυτοματοποίηση του υπολογισμού της μισθοδοσίας με ενσωμάτωση όλων των στοιχείων χρονικής απασχόλησης του εργαζόμενου βάσει της συγκεκριμένης εργασιακής του σχέσης και των προβλέψεων της νομοθεσίας. Οι μοντέρνες εφαρμογές Διαχείρισης ανθρώπινου Δυναμικού (HRM systems) διαθέτουν υποσύστημα Ωρομέτρησης με δυνατότητες διασύνδεσης με τη Μισθοδοσία. Ένα σύστημα ωρομέτρησης αποτελείται παραδοσιακά από το λογισμικό (software) διαχείρισης των ωροσημάνσεων και από τον εξοπλισμό (hardware) συλλογής των ωροσημάνσεων. Το τερματικό (ρολόι παρουσίας) είναι ο κύριος τρόπος συλλογής κινήσεων με τη χρήση φυσικής κάρτας από τον εργαζόμενο.

Οι νέες απαιτήσεις που φέρνει η Κάρτα Εργασίας και το Εργάνη ΙΙ επιβάλλουν σημαντικές αλλαγές και προσαρμογές στις λύσεις Ωρομέτρησης προκειμένου να λειτουργούν σε συμμόρφωση με τη νέα νομοθεσία, αλλά και να παρέχουν αυτοματοποίηση και ασφάλεια στους χρήστες/άτομα ευθύνης οι οποίοι επιφορτίζονται με σημαντικό διαχειριστικό χρόνο στην καθημερινότητα τους.

Ενδεικτικά αναφέρονται τα εξής που οφείλει να καλύπτει ένα λογισμικό ωρομέτρησης:

• Realtime/online διασύνδεση του λογισμικού με τα ρολόγια παρουσίας της επιχείρησης για την άμεση ενημέρωση των σημάνσεων έναρξης-λήξης των εργαζομένων.
• Realtime/online διασύνδεση του λογισμικού με το Εργάνη ΙΙ για άμεση υποβολή των ωροσημάνσεων και μεταβολών του ψηφιακού ωραρίου.
• Παροχή επιπλέον τρόπων συλλογής και διαχείρισης των κινήσεων και των ωραρίων όπως:
  • Εφαρμογή Self Service για check in/out μέσω web browser και mobile application καθώς και για αποκέντρωση των εργασιών που αφορούν τις άμεσες και πολλές φορές έκτακτες/τελευταίας στιγμής αλλαγές στο ωράριο των εργαζομένων οι οποίες θα πρέπει να μπορούν να πραγματοποιηθούν από άτομα ευθύνης (προϊστάμενοι) οποιαδήποτε στιγμή και από οπουδήποτε (εργοστάσιο, εργοτάξιο, αεροδρόμιο, νοσοκομείο κ.λπ.).
  • Mobile Application για το scanning των QR Codes που θα λάβουν οι εργαζόμενοι από το Υπουργείο για όσες επιχειρήσεις επιλέξουν να υιοθετήσουν αυτή τη λύση.
  • Cloud λύση με απλοποιημένη και user-friendly λειτουργικότητα για την κάλυψη των μικρομεσαίων επιχειρήσεων με εξωτερικό λογιστή ή με εσωτερικό λογιστήριο και ανάγκη μόνο για συμμόρφωση με τη νομοθεσία.

Οι κινήσεις από τις παραπάνω εφαρμογές καθώς και τα ρολόγια θα πρέπει να καταλήγουν πάντοτε στην Ωρομέτρηση και από εκεί αυτόματα στο Εργάνη ΙΙ. Εξυπακούεται ότι η επιχείρηση πρέπει να μπορεί να αξιοποιεί συνδυαστικά και ταυτόχρονα τις παραπάνω λύσεις (hybrid) ανάλογα με τις ανάγκες της.

• Η εφαρμογή ωρομέτρησης θα πρέπει με τρόπο αυτοματοποιημένο να υποστηρίζει δυνατότητες υποβολής όλων των απαιτούμενων στοιχείων που απαιτεί το Εργάνη ΙΙ όπως:
  • Αυτόματη υποβολή Ψηφιακού Ωραρίου (Ε4),
  • Αυτόματη υποβολή αρχείου Αδειών/Απουσιών,
  • Αυτόματη υποβολή αρχείου Υπερωριών (Ε8).
• Είναι επίσης εξαιρετικά σημαντικό το λογισμικό να παρέχει άμεση και χρήσιμη πληροφόρηση στην επιχείρηση καθώς και στον εργαζόμενο μέσω alerts και reports. Ενδεικτικά αναφέρονται τα εξής:
  – Συγκριτικό Report αποκλίσεων ψηφιακού ωραρίου – ψηφιακής κάρτας,- Άμεση παροχή πληροφοριών προς την επιχείρηση για αλλαγές – προσθήκες – τροποποιήσεις (π.χ. στοιχεία εργαζομένων, αλλαγές ωραρίων, λάθη και παραλείψεις εργοδοτών, παραλείψεις σημάνσεων εργαζομένων),
  – Alert System (ενημερωτικά – προειδοποιητικά μηνύματα της εργοδότη και εργαζομένους όσον αφορά της σημάνσεις της ψηφιακής κάρτας εργασίας).

Τέλος οι εφαρμογές ωρομέτρησης θα πρέπει σε κάθε περίπτωση να υποστηρίζουν την αυτοματοποιημένη διαδικασία υπολογισμού μισθοδοσίας με βάση το δηλωθέν ψηφιακό ωράριο καθώς και αυτοματοποιημένη διαδικασία ωρομέτρησης και εξαγωγής μισθοδοσίας με βάση της σημάνσεις καρτών.

Δεδομένης της ευρύτητας του μέτρου και της καθολικής εφαρμογής, είναι σαφές ότι ο προμηθευτής του λογισμικού θα πρέπει να έχει διαδικασίες ευέλικτες ώστε να προσαρμόζει τις λύσεις που παρέχει στα συνεχή νέα δεδομένα και προσαρμογές που θα προκύπτουν κατά την εφαρμογή της νέας νομοθεσίας.

5.2 Εφαρμογές Υπουργείου Εργασίας

Το Υπουργείο Εργασίας έχει αναπτύξει δύο ψηφιακές εφαρμογές που υποστηρίζουν την υλοποίηση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας οι οποίες είναι ήδη διαθέσιμες στους εργαζόμενους και τις επιχειρήσεις.

Εφαρμογή για εργαζομένους

Η εφαρμογή myErgani mobile app παρέχει στους εργαζόμενους σε επιχειρήσεις που έχουν ενταχθεί στο νέο καθεστώς, πρόσβαση στην ατομική Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας (σε μορφή QR Code), η οποία θα χρησιμοποιείται καθημερινά κατά την προσέλευση/αποχώρηση για την καταγραφή του πραγματικού χρόνου εργασίας.

Συγκεκριμένα, κατά την έναρξη και λήξη της εργασίας ο εργαζόμενος θα προβάλλει τον QR κωδικό προς ανάγνωση από την αντίστοιχη εφαρμογή Ergani CardScanner mobile app που διατίθεται στους εργοδότες. Μετά την επιτυχή ανάγνωση της Κάρτας Εργασίας, δηλαδή του QR code, ο εργαζόμενος θα βλέπει στην οθόνη ένα μήνυμα επιβεβαίωσης με τα στοιχεία της δήλωσης Κάρτας Εργασίας που πρόκειται να υποβληθεί αυτόματα και σε πραγματικό χρόνο στο Π.Σ. Εργάνη.

Μέσω της εφαρμογής myErgani mobile app οι εργαζόμενοι θα βλέπουν επίσης (για κάθε εργοδότη ξεχωριστά, αν υπάρχουν περισσότεροι από ένας) σε μορφή ημερολογίου τον προγραμματισμό του χρόνου εργασίας και τα πραγματικά δεδομένα απασχόλησης ανά ημέρα, με βάση τις πληροφορίες προσέλευσης/αποχώρησης που υποβάλλονται από τον μηχανισμό της Κάρτας Εργασίας.

Το Ημερολόγιο Εργασίας που περιλαμβάνει το Πρόγραμμα Εργασίας και την Πραγματική Απασχόληση είναι επίσης άμεσα διαθέσιμο στον εργαζόμενο, εκτός από την ψηφιακή εφαρμογή και μέσα από τη διαδικτυακή πύλη για την ενημέρωση των εργαζόμενων: https://myErgani.gov.gr.

Σημειώνεται ότι η εφαρμογή myErgani mobile app παρέχει πλήθος χρήσιμων πληροφοριών στο σύνολο των εργαζομένων και όχι μόνο σε όσους εργάζονται στις επιχειρήσεις που υιοθετούν την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας. Μέσω της εφαρμογής ο εργαζόμενος, (αφού ταυτοποιηθεί με χρήση των κωδικών του taxisnet) αποκτά πρόσβαση στην καρτέλα χρήστη όπου είναι καταγεγραμμένα τα στοιχεία του ιδίου και του εργοδότη ή των εργοδοτών στους οποίους απασχολείται. Οι εργοδότες είναι ομαδοποιημένοι σε δύο κατηγορίες: Ενεργός και Παλαιότερος. Είτε απασχολείται σε έναν είτε σε περισσότερους εργοδότες ταυτόχρονα, η εφαρμογή δίνει τη δυνατότητα παρακολούθησης της εκάστοτε εργασιακής σχέσης και των βασικών της χαρακτηριστικών, όπως οι εβδομαδιαίες ώρες απασχόλησης. Επιλέγοντας κάποιον από τους εργοδότες, προβάλλονται αναλυτικά στοιχεία του εργοδότη και της σχέσης εργασίας.

Παράλληλα, ο εργαζόμενος μπορεί να ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο για τις αλλαγές που πραγματοποιούνται στο Π.Σ. Εργάνη και τον αφορούν, μέσω προωθητικών ειδοποιήσεων (push notifications). Η εφαρμογή παρέχει πρόσβαση σε όλες τις Δηλώσεις που υποβάλλονται από τον εργοδότη στο Π.Σ. Εργάνη (π.χ. έναρξη/λήξη απασχόλησης, μεταβολές/υπερωρίες/υπερεργασία, άδειες κ.ά.). Το ίδιο συμβαίνει και για τις πληρωμές από το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων στο πλαίσιο των διαφόρων δράσεων οικονομικής ενίσχυσης πληγέντων, ευάλωτων κοινωνικών ομάδων, κ.α.. Επίσης, υπάρχει και ειδική ενότητα για την προβολή σημαντικών ανακοινώσεων από τους διαχειριστές του Π.Σ. Εργάνη ή το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων.

Η εφαρμογή είναι διαθέσιμη δωρεάν στις πλατφόρμες Google Play (https://play.google.com/store/apps/details?id=gr.gov.myergani) και App Store (https://apps.apple.com/us/app/myergani/id1624483175), μέσω των επίσημων λογαριασμών του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων.

Εφαρμογή για εργοδότες

Η εφαρμογή Ergani CardScanner για τις επιχειρήσεις είναι μια λύση που προσφέρει το Υπουργείο Εργασίας για τις επιχειρήσεις που δεν διαθέτουν ήδη σύστημα ωρομέτρησης, η οποία «διαβάζει» κατά την έναρξη και λήξη της εργασίας τις Ψηφιακές Κάρτες των εργαζομένων (σε μορφή QR Code) και μεταδίδει αυτόματα σε πραγματικό χρόνο την πληροφορία στο Π.Σ. Εργάνη ΙΙ. Ο μηχανισμός «ανάγνωσης» της Ψηφιακής Κάρτας είναι παρόμοιος με τη διαδικασία που ακολουθείτο για το «σκανάρισμα» των πιστοποιητικών εμβολιασμού ή νόσησης κατά την περίοδο της πανδημίας.

Μέσω του ErganiCardScanner οι εργοδότες μπορούν να:

• απογράψουν τους εργαζομένους τους και να υποβάλλουν όλα τα απαραίτητα στοιχεία ταυτότητας που χρειάζεται, τις συμβατικές ώρες απασχόλησης εβδομαδιαίως, την εφαρμογή 5θήμερης ή 6ήμερης εργασίας, την παροχή υπερεργασίας, τη χορήγηση διαλείμματος εντός ή εκτός ωραρίου, την ύπαρξη σταθερού εβδομαδιαίου ή μεταβαλλόμενου ανά ημέρα ωραρίου εργασίας
• δηλώσουν τον προγραμματισμό της εργασίας για κάθε εργαζόμενο ανά εβδομάδα το ωράριο εργασίας, τις άδειες και τις υπερωρίες
• καταγράψουν τον πραγματικό χρόνο εργασίας

Η εφαρμογή Ergani CardScanner υποστηρίζει φορητές συσκευές (smartphone και tablet) με λειτουργικό σύστημα Android OS ή iOS. Είναι απαραίτητη η χρήση συσκευής με κάμερα και η απρόσκοπτη σύνδεση στο διαδίκτυο μέσω WiFi ή/και 4G δικτύου κινητής τηλεφωνίας, για την άμεση υποβολή των γεγονότων προσέλευσης/αποχώρησης του εργαζόμενου. Προτείνεται η δυνατότητα χρήσης και των δύο δικτύων (WiFi και 4G) ώστε να διασφαλίζεται η εμπρόθεσμη υποβολή της δήλωσης σε περίπτωση τεχνικής βλάβης στο δίκτυο.

Οι επιχειρήσεις έχουν τη δυνατότητα να ολοκληρώσουν τη διαδικασία ταυτοποίησης με τους κωδικούς O.Π.Σ. Ι.Κ.Α./Ε.Φ.Κ.Α. της επιχείρησης ή με κωδικούς Παραρτήματος που έχουν δημιουργήσει στο Π.Σ. Εργάνη ειδικά για τον μηχανισμό υποβολής δηλώσεων Κάρτας Εργασία. Οι εργοδότες έχουν πρόσβαση στις δηλώσεις Κάρτας Εργασίας που υποβάλλονται αυτόματα από την εφαρμογή CardScanner για κάθε ανάγνωση Ψηφιακής Κάρτας Εργαζομένου, καθώς τα δεδομένα αποθηκεύονται και είναι διαθέσιμα στον εργοδότη μέσω της διαδικτυακής πύλης του Π.Σ. Εργάνη (eservices.yeka.gr).

 

Η εφαρμογή είναι διαθέσιμη δωρεάν στις πλατφόρμες Google Play https://play.google.com/store/apps/details?id=gr.gov.ergani.cardscanner&hl=el&gl=US και App Store https://apps.apple.com/us/app/ergani-cardscanner/id1624484510.

Το κείμενο αποτελεί απόσπασμα από το ομότιτλο άρθρο της κ. Μάγδας Κρυστάλλη που δημοσιεύθηκε στο τεύχος Νοεμβρίου 2022 του περιοδικού Epsilon7. Στο πλήρες άρθρο γίνεται επιπρόσθετα αναφορά στο ύψος των προστίμων ανά παράβαση, μέσα από πίνακες, ενώ αναλύονται και οι Μεταβατικές διατάξεις για την επιβολή των διοικητικών κυρώσεων.
Πηγή: https://www.e-forologia.gr/