Μπορεί πριν λίγο καιρό το Οικονομικό Επιμελητήριο της Ελλάδας και η Πανελλήνια Ομοσπονδία Φοροτεχνικών Ελεύθερων Επαγγελματιών να αιτήθηκαν την κατάργησή του, ωστόσο ο Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού (ή αλλιώς το Έντυπο Ε4) παραμένει ακόμα μια διαδικασία που οι επιχειρήσεις και κατ’ επέκταση οι λογιστές-φοροτεχνικοί καλούνται να φέρουν εις πέρας.
της λογίστριας Εβελίνας Καλογεροπούλου
Ως γνωστόν, η υποβολή του εντύπου αυτού πρέπει να γίνεται μία φορά το χρόνο (σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 16 του Ν.2874/2000) και συγκεκριμένα την περίοδο 1-31 Οκτωβρίου κάθε έτους, ωστόσο η δημιουργία του Πληροφοριακού Συστήματος «ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ» το καθιστά μια χρονοβόρα και περιττή διαδικασία, αφού πλέον μέσω αυτού παρέχεται γρήγορη και άμεση ενημέρωση προς τους ελεγκτικούς μηχανισμούς για τους εργαζομένους. Η προθεσμία υποβολής του πίνακα προσωπικού δύναται να παραταθεί με απόφαση του Υπουργού Εργασίας, αν κριθεί απαραίτητο λόγω των περιστάσεων (όπως έγινε και φέτος με την παράταση της έως τις 30 Νοεμβρίου).
Όπως αναφέρει η παρ. 14.1 του άρθρου 14 της Απόφασης με Αρ. Πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019, η ηλεκτρονική υποβολή του πίνακα είναι υποχρεωτική για όλους τους εργοδότες ή τους κατά περίπτωση υπόχρεους, εκτός από εκείνους που έχουν κάποια αντικειμενική αδυναμία πρόσβασης στο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ, λόγω μη απογραφής τους στον Ε.Φ.Κ.Α. ή απογραφής τους στον Ε.Φ.Κ.Α. χωρίς Α.Φ.Μ..
Κατά την υποβολή του εγγράφου Ε4 ο χρήστης μπορεί, εφόσον το επιθυμεί και είναι διαθέσιμο, να συμπληρώσει επίσης και το σχετικό έντυπο «Έρευνας ανίχνευσης αναγκών των επιχειρήσεων σε ειδικότητες και δεξιότητες», σύμφωνα με την παρ. 4.12 του άρθρου 4 της Απόφασης με Αρ. Πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019.
Βάσει της παρ. 4 του άρθρου 16 του Ν. 2874/2000, ο εργοδότης υποχρεούται να αναρτά τον πίνακα προσωπικού σε εμφανές σημείο στον τόπο εργασίας, χωρίς τη στήλη των καταβαλλόμενων αποδοχών και προφυλαγμένο κατάλληλα από φθορές.
Εικ. 1: Υπόδειγμα εντύπου πίνακα προσωπικού
Ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε4 στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ
«Προ-συμπλήρωση» εργαζομένων και μαζική καταχώρηση στοιχείων
Στην ηλεκτρονική υποβολή του πίνακα προσωπικού υπάρχει και η επιλογή «Προ-συμπλήρωση εργαζομένων από τρέχουσα κατάσταση», και συγκεκριμένα μέσω της λειτουργίας αυτής δημιουργείται ο ετήσιος πίνακας προσωπικού με βάση τα στοιχεία από την προηγούμενη υποβολή του και από τις προσλήψεις, τις αποχωρήσεις και τις απολύσεις που μεσολάβησαν μέχρι την ημερομηνία υποβολής του νέου πίνακα.
Όπως αναφέρει το ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ, με τίτλο «Μαζική Καταχώρηση στοιχείων του Εντύπου Ε4 «Πίνακας Προσωπικού» με χρήση αρχείου (*.xml)», ο χρήστης μπορεί να κάνει μαζική καταχώρηση των στοιχείων των εργαζομένων στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ με τη καταχώρηση αρχείου τύπου*.xml. Συγκεκριμένα, η διαδρομή είναι: Στην καρτέλα ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΟΙ επιλογή «Προσθήκη από αρχείο» και στην οθόνη που ανοίγει επιλογή στο «Είδος κατάστασης» τη λίστα με το είδος του εντύπου που επιθυμεί ο χρήστης.
Εικ. 2: Καρτέλα Απασχολούμενοι
Οδηγίες συμπλήρωσης εντύπου Ε4 (Πίνακας Προσωπικού)
Για την υποβολή του πίνακα επιλέγουμε μέσα από το ΕΡΓΑΝΗ «Έντυπα Σ.ΕΠ.Ε.» > «Καταστάσεις προσωπικού» και στη συνέχεια «Εισαγωγή» ή αλλιώς, μπορούμε να επιλέξουμε κατευθείαν «Για να καταχωρήσετε νέα Κατάσταση Προσωπικού, πατήστε εδώ».
Υποχρεωτική είναι η συμπλήρωση των παρακάτω καρτελών:
1. ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ – ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
Εδώ επιλέγεται το παράρτημα για το οποίο θα γίνει η υποβολή του πίνακα προσωπικού. Τα παραρτήματα που εμφανίζονται είναι αυτά που απογράφηκαν στο Ο.Π.Σ. του Ι.Κ.Α..
Τα πεδία: «ΕΠΩΝΥΜΙΑ», «Α.Μ.Ε.», «Α.Φ.Μ.», Δ.Ο.Υ.», «Α/Α ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΟΣ ΚΑΤΑ Ι.Κ.Α.», «ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ», «Τ.Κ.», «ΤΗΛΕΦΩΝΟ», «ΦΑΞ» ΚΑΙ «E-MAIL» συμπληρώνονται αυτόματα, μέσω της διασύνδεσης με το Ο.Π.Σ. του Ε.Φ.Κ.Α..
ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ
Όπως φαίνεται και στη παρακάτω φωτογραφία, στο σημείο αυτό εισάγονται τα τέσσερα πρώτα ψηφία του «Κ.Α.Δ.», όπως αυτός προκύπτει από το TAXIS.
ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ
Ο χρήστης, αφού συμπληρώσει τα πεδία «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ», «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ (ΠΡΩΗΝ ΝΟΜΟΣ)» και «ΔΗΜΟΣ», επιλέγει από τη λίστα τη δημοτική/τοπική κοινότητα του παραρτήματος (βάσει του Ν.3852/2010).
ΥΠΗΡΕΣΙΑ Σ.ΕΠ.Ε.
Επιλογή από τη λίστα της υπηρεσία στην οποία ανήκει το παράρτημα.
ΣΥΝΟΛΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΣΕ ΟΛΗ ΤΗ ΧΩΡΑ
Συμπλήρωση όλων των πεδίων που περιλαμβάνονται σε αυτή την ενότητα (Άνδρες, Γυναίκες, Ανήλικα και Σύνολο).
Εικ. 3: Καρτέλα Επιχείρηση – Παράρτημα
2. ΕΡΓΟΔΟΤΗΣ – ΝΟΜΙΜΟΣ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ
Συμπλήρωση του Α.Φ.Μ. του νόμιμου εκπροσώπου και επιλογή «Έλεγχος». Στη συνέχεια, τα πεδία «Α.Φ.Μ.», «ΕΠΩΝΥΜΟ», «ΟΝΟΜΑ, «ΟΝΟΜΑ ΠΑΤΕΡΑ», «Δ.Ο.Υ.», «ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΚΑΤΟΙΚΙΑΣ», «Τ.Κ.», «ΤΗΛΕΦΩΝΟ», «ΦΑΞ» ΚΑΙ «E-MAIL» συμπληρώνονται αυτόματα.
Μετά τη συμπλήρωση των πεδίων «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ», «ΔΗΜΟΣ», «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ (ΠΡΩΗΝ ΝΟΜΟΣ)», επιλέγεται από τη λίστα και η «ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ».
Εικ. 4: Καρτέλα Εργοδότης – Νόμιμος εκπρόσωπος
3. ΤΕΧΝΙΚΟΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ – ΙΑΤΡΟΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
Ανεξάρτητα από τον αριθμό των εργαζομένων, ο εργοδότης (σύμφωνα με τα άρθρα 9 και 14 του Ν.3850/2010) υποχρεούται να κάνει χρήση των υπηρεσιών του τεχνικού ασφαλείας. Στο σημείο αυτό, συμπληρώνονται τα στοιχεία «ΕΠΩΝΥΜΟ», «ΟΝΟΜΑ» και «Α.Φ.Μ.» του αρμόδιου τεχνικού ασφαλείας και του ιατρού εργασίας του παραρτήματος.
ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΚΑΙ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΩΝ
Το πεδίο αυτό συμπληρώνεται με τη μορφή κειμένου, λ.χ. 6529/21-11-2023.
ΩΡΑΡΙΟ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ
Ο χρήστης συμπληρώνει το πρόγραμμα των επισκέψεων του τεχνικού ασφαλείας και του ιατρού εργασίας.
Εικ. 5: Καρτέλα Τεχνικός ασφαλείας – Ιατρός ασφαλείας
4. ΒΕΒΑΙΩΝ
Συμπλήρωση των προσωπικών στοιχείων του βεβαιούντος («ΕΠΩΝΥΜΟ», «ΟΝΟΜΑ», «ΙΔΙΟΤΗΤΑ», «ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ», «ΤΗΛΕΦΩΝΟ», «Α.Φ.Μ.», «Δ.Ο.Υ.») για την ορθότητα των καταβαλλόμενων μικτών αποδοχών.
Εικ 6: Καρτέλα Βεβαιών
5. ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΟΙ
Σε περίπτωση που προηγουμένως έγινε η επιλογή «Αναπαραγωγή από προηγούμενη υποβολή», τότε τα στοιχεία των απασχολούμενων είναι προ-συμπληρωμένα, ενώ όπως αναφέρθηκε και παραπάνω είναι δυνατή η υποβολή των στοιχείων των εργαζομένων και μέσω υποβολής υποστηριζόμενου αρχείου.
Εικ. 7: Καρτέλα Απασχολούμενοι – Ι
Σε διαφορετική περίπτωση, επιλέγουμε «ΠΡΟΣΘΗΚΗ» και συμπληρώνουμε τα υποχρεωτικά πεδία για τον κάθε εργαζόμενο, τα οποία συμβολίζονται με κόκκινο αστερίσκο.
ΩΡΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ & ΛΗΞΗΣ – ΗΜΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ & ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ – ΔΙΑΚΟΠΗΣ
Στο εν λόγω πεδίο υπάρχει η δυνατότητα συμπλήρωσης του ωραρίου και της οργάνωσης εργασίας του εργαζομένου με υποβολή αρχείου μορφής *.pdf.
ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ – ΔΙΑΚΟΠΗΣ
Συμπληρώνεται η διάρκεια του διαλείμματος που έχει ο εκάστοτε υπάλληλος.
Εικ. 8: Καρτέλα Απασχολούμενοι – ΙΙ
Μετά την ολοκληρωμένη υποβολή του εντύπου εκτυπώνεται ένα αντίγραφο του, όπου απεικονίζεται η ημερομηνία υποβολής και ο αριθμός πρωτοκόλλου. Αυτό το αντίγραφο θεωρείται για τον εργοδότη αποδεικτικό υποβολής του πίνακα και μπορεί να χρησιμοποιηθεί νομίμως, όπως αναφέρεται στην παρ. 4.4 του άρθρου 4 της Απόφασης με Αρ. Πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019.
Για περισσότερη διευκόλυνση, ακολουθούν κάποιες από τις σημαντικότερες ερωτήσεις-απαντήσεις:
- Ποιοι εργαζόμενοι δηλώνονται στον ετήσιο πίνακα;
Όλοι οι εργαζόμενοι που απασχολούνταν την ώρα της υποβολής του, είτε είναι μόνιμοι, είτε εποχικοί. Για παράδειγμα, επιχειρήσεις που διαθέτουν εποχικό προσωπικό, με το οποίο δεν έχει λήξει η εργασιακή τους σχέση κατά τη στιγμή υποβολής του πίνακα, θα πρέπει να συμπεριληφθούν και εκείνοι.
- Τί συμβαίνει σε περίπτωση που κατά λάθος δεν συμπεριλήφθηκαν κάποιοι εργαζόμενοι στον ετήσιο πίνακα προσωπικού;
Χρειάζεται να κατατεθεί το έντυπο Ε4- Συμπληρωματικός Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού, μόνο για τα άτομα που δεν συμπεριλήφθηκαν στον ετήσιο πίνακα και φυσικά πάντα με βάση τις επίσημες προθεσμίες.
- Εάν εντοπιστούν λάθη στον ετήσιο πίνακα προσωπικού, ποιες είναι οι ενέργειες που θα πρέπει να γίνουν;
Εφόσον ο συμπληρωματικός ετήσιος πίνακας υποβάλλεται μόνο για εργαζόμενους που δεν είχαν καταχωρηθεί στον ετήσιο, θα πρέπει να γίνει χειρόγραφη κατάθεση στο Σ.Ε.Π.Ε..
- Σε περίπτωση που ο ετήσιος πίνακας προσωπικού δεν υποβλήθηκε εντός των επίσημων προθεσμιών, τί ισχύει;
Θα πρέπει ο ετήσιος πίνακας προσωπικού να κατατεθεί χειρόγραφα στο Σ.Ε.Π.Ε.. Επιπλέον, προβλέπεται πρόστιμο για την εκπρόθεσμη κατάθεση του, η οποία κατατάσσεται στις «Γενικές παραβάσεις» με τον χαρακτηρισμό «σημαντική», ενώ το χρηματικό ποσό του προστίμου εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησης και κυμαίνεται μεταξύ 500 έως και 3.000 ευρώ. Πρόστιμο, επίσης, προβλέπεται και αν κατά τη διάρκεια ελέγχου διαπιστωθεί η μη συμπλήρωση του πίνακα.
πηγή: e-forologia
