Ετήσιος πίνακας προσωπικού (Ε4): Αναλυτικές οδηγίες υποβολής

1
Νέο Παράταση υποβολής Ετήσιου πίνακα 2017  μέχρι 15 Νοεμβρίου 2017

 

Κάθε εργοδότης που απασχολεί εργαζόμενο με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου είναι υποχρεωμένος να υποβάλλει μια φορά το χρόνο στο σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ» τον Ε4 – Ετήσιο Πίνακα Προσωπικού. O E4 – Eτήσιος πίνακας προσωπικού κατατίθεται από 1ης Οκτωβρίου έως την 21η Οκτωβρίου κάθε έτους και καταγράφει το σύνολο των εργαζομένων στην επιχείρηση κατά την ώρα της υποβολής. Η προθεσμία αυτή μπορεί να παρατείνεται για κάθε έτος με απόφαση του Υπουργού κατόπιν εκτίμησης των περιστάσεων (29502/85/01-9-2014 ΥΑ).

Η υποβολή του Πίνακα αποτελεί υποχρέωση όλων των εργοδοτών – φυσικών και νομικών προσώπων κερδοσκοπικού και μη χαρακτήρα ιδιωτικού και δημοσίου τομέα -, που απασχολούν προσωπικό με σχέση εξαρτημένης εργασίας, ιδιωτικού δικαίου, ορισμένου ή αόριστου χρόνου.

Η ορθότητα και η ακρίβεια των αναγραφόμενων πάσης φύσεως αποδοχών, καθώς και των λοιπών στοιχείων αποτελεί ευθύνη του υπεύθυνου εργοδότη ή του εξουσιοδοτημένου από αυτόν προσώπου. Ο ανωτέρω πίνακας προσωπικού προσυπογράφεται υποχρεωτικά και από τον Προϊστάμενο Προσωπικού ή Οικονομικού ή Λογιστηρίου ή τον υπεύθυνο λογιστή που συμπράττει στη σύνταξή του, οι οποίοι βεβαιώνουν την ακρίβεια των πάσης φύσεως αποδοχών.

ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΠΙΝΑΚΑ Ε4
ΕΙΔΟΣ ΠΙΝΑΚΑ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ
E4-Aρχικός πίνακας προσωπικού Στις περιπτώσεις σύστασης νέου παραρτήματος ή απασχόλησης προσωπικού για πρώτη φορά εκτός του χρονικού διαστήματος υποβολής του Ετήσιου πίνακα προσωπικού * Από 22/10 κάθε έτους έως 30/09 του επόμενου έτους
Ε4-Ετήσιος Συμπληρωματικός Απασχολούμενοι οι οποίοι κατά την ώρα υποβολής του Ε4-Ετήσιου Πίνακα, δεν συμπεριλήφθηκαν σε αυτόν (λόγω παράλειψης), ενώ εργάζονταν ήδη στην επιχείρηση Από 01 έως 21 Οκτωβρίου και ενδεχόμενης παράτασης
Σε περίπτωση υποβολής του Ε4-Ετησίου Πίνακα με λανθασμένα στοιχεία **
Ε4-Συμπληρωματικός ωραρίου Σε περιπτώσεις αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας Το αργότερο έως και την ίδια ημέρα αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους
Σε περιπτώσεις μεταφοράς εργαζομένων ***
Ε4-Τροποποιητικός αποδοχών Σε περιπτώσεις μεταβολής των αποδοχών των εργαζομένων **** Εντός δεκαπέντε (15) ημερολογιακών ημερών, αναγράφοντας οπωσδήποτε την ημερομηνία από την οποία αλλάζει ο μισθός

(Σημείωση: Οι συμπληρωματικοί και τροποποιητικοί πίνακες προσωπικού συνδέονται υποχρεωτικά με τον τελευταίο ηλεκτρονικά υποβληθέντα ετήσιο ή αρχικό πίνακα μέσω των πεδίων «ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΑΡΧΙΚΗΣ» και «ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΡΧΙΚΗΣ»).

(* Σημείωση: H υποβολή Αρχικού πίνακα γίνεται με σκοπό να δοθεί η δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής τροποποιητικών και συμπληρωματικών πινάκων, οι οποίοι συνδέονται πάντα με έναν ηλεκτρονικά υποβληθέντα Ετήσιο ή Αρχικό πίνακα προσωπικού (Έγγραφο Υπουργείου Εργασίας 13146/37/6-4-2015)).

(** Σημείωση: πρέπει επίσης να κατατεθεί στο οικείο ΣΕΠΕ σχετική γνωστοποίηση στην οποία θα αναφέρεται ότι «υποβλήθηκε ο E4-Ετήσιος πίνακας με λανθασμένα στοιχεία και έχει υποβληθεί με τα ορθά στοιχεία ο E4-Ετήσιος Συμπληρωματικός πίνακας» με ταυτόχρονη κατάθεση ως συνημμένου του εκτυπωμένου εντύπου με τα λανθασμένα στοιχεία).

(*** Σημείωση: Στις περιπτώσεις μεταφοράς εργαζομένων, πρέπει να διευκρινιστεί εάν η μεταφορά αυτή αφορά σε δανεισμό εργαζόμενου ή σε περίπτωση λύσης της αρχικής σύμβασης του εργαζόμενου με μία επιχείρηση και κατάρτισης νέας με καινούργια επιχείρηση:

α) Σε περίπτωση γνήσιου δανεισμού μισθωτού, όταν δηλαδή ο εργαζόμενος, ενώ προσφέρει την εργασία του κανονικά στον αρχικό εργοδότη, παραχωρείται προσωρινά σε τρίτη επιχείρηση με τη διασφάλιση επανόδου του στον αρχικό εργοδότη (όπως π.χ. συμβαίνει μεταξύ συνδεδεμένων επιχειρήσεων, επιχειρήσεων δηλαδή που ανήκουν στον ίδιο όμιλο), τότε η επιχείρηση που δανείζεται τον μισθωτό υποβάλλει συμπληρωματικό πίνακα ωραρίου -(E4 ΣYMΠΛHPΩMATIKOΣ ΩPAPIOY)- που αφορά στον εν λόγω εργαζόμενο, με την παρατήρηση ότι αφορά σε υπό δανεισμό μισθωτό, ενώ θα αναγράφονται και τα στοιχεία της δανείζουσας επιχείρησης .

Εφόσον βέβαια ο εργοδότης που δανείζεται τον εργαζόμενο δεν έχει απογραφεί στο Π.Σ. IKA-ETAM, καταθέτει τους πίνακες, τα πρόγραμμα εργασίας και τυχόν έντυπα αναγγελίας υπερωριακής απασχόλησης του δανειζόμενου εργαζόμενου, με προσέλευση στην Υπηρεσία.

β) Σε περίπτωση οριστικής αποχώρησης του μισθωτού από τον αρχικό εργοδότη και σύναψης νέας σύμβασης με καινούργια επιχείρηση (έστω και αν αυτή ανήκει στον ίδιο όμιλο επιχειρήσεων) ακολουθείται η προβλεπόμενη υποβολή πίνακα – (E4 APXIKOΣ στις περιπτώσεις απασχόλησης προσωπικού για πρώτη φορά εκτός του χρονικού διαστήματος υποβολής του Ετήσιου πίνακα προσωπικού ή E4 ΣYMΠΛHPΩMATIKOΣ ΩPAPIOY στις περιπτώσεις που έχει υποβληθεί Αρχικός ή Ετήσιος) με ημερομηνία πρόσληψης την ημερομηνία σύναψης νέας σύμβασης με καινούργια επιχείρηση. Ακόμα δε και στην περίπτωση που η καινούργια επιχείρηση αναγνωρίζει όλα τα εργασιακά δικαιώματα του μισθωτού όπως αυτά απορρέουν από την προγενέστερη σύμβασή του (από την αρχική ημερομηνία πρόσληψης), το σχετικό γεγονός αναγράφεται στο πεδίο των παρατηρήσεων ενώ στο πεδίο της ημερομηνίας πρόσληψης του πίνακα αναγράφεται η ημερομηνία έναρξης της νέας σύμβασης (Απόφαση Υπ. Εργασίας 40990/50/25-02-2015)).

(**** Σημείωση: Επί μεταβολής αποδοχών εργαζόμενου, στις παρατηρήσεις:

α) αναγράφεται το είδος της μεταβολής (αποδοχών) και

β) γίνεται συσχέτιση με τον τελευταίο ηλεκτρονικά υποβληθέντα ετήσιο ή αρχικό πίνακα)

Σε περίπτωση παρέλευσης της προβλεπόμενης προθεσμίας και της ενδεχόμενης παράτασης η ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου καθίσταται αδύνατη. Στην περίπτωση αυτή ακολουθείται η διαδικασία που προβλέπεται για την εκπρόθεσμη υποβολή εντύπων, δηλαδή η κατάθεση του εντύπου από τον εργοδότη με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία, με ανάλογη εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων.

Οδηγίες για τη συμπλήρωση του Ε4 – Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού

Παρακάτω παρατίθεται ένα υπόδειγμα συμπλήρωσης του Ετήσιου πίνακα προσωπικού:

Μπαίνοντας στη σελίδα του Εργάνη Y.E.K.A., κάνουμε είσοδο στο σύστημα (login), συμπληρώνοντας τα πεδία – «Όνομα Χρήστη» και «Κωδικός», (οι κωδικοί είναι οι ίδιοι που χρησιμοποιούνται στο ΟΠΣ/ΙΚΑ-ΕΤΑΜ).

Στην επόμενη οθόνη εμφανίζεται το menu και τα επιμέρους στοιχεία της εφαρμογής. Για την υποβολή του πίνακα Ε4, επιλέγουμε «ΕΝΤΥΠΑ ΣΕΠΕ», «Καταστάσεις Προσωπικού» και ακολούθως το πεδίο «Εισαγωγή» για να προχωρήσει η διαδικασία.

Με τη συμπλήρωση των υποχρεωτικών πεδίων (ένδειξη *) «ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ» και «ΕΙΔΟΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ», επιλέγοντας την «Εισαγωγή» οδηγούμαστε στο στάδιο συμπλήρωσης του Πίνακα. (Στην παρακάτω εικόνα με κόκκινο εμφανίζονται οι παρατηρήσεις/επισημάνσεις μας).

Στον πρώτο πίνακα «ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ-ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ»:

Τα πεδία «ΕΠΩΝΥΜΙΑ», «Α.Μ.Ε.», «Α.Φ.Μ.», «Δ.Ο.Υ.», «Α/Α ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΟΣ ΚΑΤΑ ΙΚΑ», «ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ», «Τ.Κ.», «ΤΗΛΕΦΩΝΟ», «ΦΑΞ» και «E-MAIL» προκύπτουν μέσα από διασύνδεση με το ΟΠΣ του ΕΦΚΑ. Σε περίπτωση μεταβολής των στοιχείων των παραπάνω πεδίων, ακολουθείται η από το ΕΦΚΑ καθορισμένη διαδικασία «Μεταβολή Στοιχείων Εργοδότη».

«ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ»

Εισάγονται τα πρώτα τέσσερα ψηφία του «ΚΩΔΙΚΟΥ ΑΡΙΘΜΟΥ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑΣ» που έχει αποδοθεί από το TAXIS για το συγκεκριμένο παράρτημα.

«ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ»

Επιλέγεται από λίστα η «ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ» σύμφωνα με το Ν.3852/2010 (Νόμος Καλλικράτη) όπου βρίσκεται το παράρτημα, αφού προηγουμένως επιλεγούν τιμές για τα πεδία «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ», «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ (ΠΡΩΗΝ ΝΟΜΟΣ)» και «ΔΗΜΟΣ».

«ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΣΕΠΕ»

Επιλέγεται από λίστα η Υπηρεσία του ΣΕΠΕ στην κατά τόπον αρμοδιότητα της οποίας υπάγεται το παράρτημα.

«ΣΥΝΟΛΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΣΕ ΟΛΗ ΤΗ ΧΩΡΑ»

Συμπληρώνονται τα πεδία «Άνδρες», «Γυναίκες», «Ανήλικοι» και «Σύνολο» για το σύνολο του απασχολούμενου προσωπικού στην ελληνική επικράτεια.

«ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ»

Σε αυτό το πεδίο δίνεται η δυνατότητα να υποβάλλετε πληροφορίες που αφορούν το προς υποβολή έντυπο.

Στον δεύτερο πίνακα «ΕΡΓΟΔΟΤΗΣ-ΝΟΜΙΜΟΣ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ»:

Εισάγεται ο Α.Φ.Μ. του νομίμου εκπροσώπου και ελέγχεται. Εφόσον ο νόμιμος εκπρόσωπος είναι απογεγραμμένος στον ΕΦΚΑ και δεν έχει λήξει η θητεία του, τα πεδία «Α.Φ.Μ.», «ΕΠΩΝΥΜΟ», «ΟΝΟΜΑ», «ΟΝΟΜΑ ΠΑΤΕΡΑ», «Δ.Ο.Υ.», «ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΚΑΤΟΙΚΙΑΣ», «Τ.Κ.», «ΤΗΛΕΦΩΝΟ», «ΦΑΞ» και «E-MAIL» συμπληρώνονται αυτόματα μέσα από τη διασύνδεση με το ΟΠΣ του ΕΦΚΑ. Σε περίπτωση μεταβολής των στοιχείων των παραπάνω πεδίων, ακολουθείται επίσης η από τον ΕΦΚΑ καθορισμένη διαδικασία «Μεταβολή Στοιχείων Εργοδότη».

(Σημείωση: Δεν απαιτείται ηλεκτρονική κατάθεση συμπληρωματικού πίνακα προσωπικού όταν η επιχείρηση ή εκμετάλλευση αλλάζει νόμιμο εκπρόσωπο (Άρθρο 4, παρ. γ2, Υ.Α. 28153/126/28-8-2013)).

«ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ»

Επιλέγεται από λίστα η «ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ» του τόπου κατοικίας, αφού προηγουμένως επιλεγούν τιμές για τα πεδία «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ»«ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ(ΠΡΩΗΝ ΝΟΜΟΣ)» και «ΔΗΜΟΣ».

Στον τρίτο πίνακα «ΤΕΧΝΙΚΟΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ-ΙΑΤΡΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ»:

ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ

Συμπληρώνονται τα στοιχεία «ΕΠΩΝΥΜΟ», «ΟΝΟΜΑ» και «Α.Φ.Μ.» του τεχνικού ασφάλειας (ΤΑ) και του ιατρού εργασίας (ΙΕ) που παρέχουν υπηρεσίες Ασφάλειας και Υγείας στο παράρτημα.

Α.Π. & ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ ΔΙΚ/ΚΩΝ & ΕΤΗΣΙΕΣ ΩΡΕΣ

Αφορά την κατάθεση στην κατά τόπον αρμόδια Υπηρεσία ΚΕΠΕΚ ή Τμήμα Τεχνικής και Υγειονομικής Επιθεώρησης των δικαιολογητικών ορισμού ΤΑ και ΙΕ για τον έλεγχο του νομοτύπου της ανάθεσης και οι ώρες επίσκεψης των ΤΑ και ΙΕ στο παράρτημα σε ετήσια βάση. Το πεδίο συμπληρώνεται ως κείμενο π.χ. «1164/17-09-2016».

ΩΡΑΡΙΟ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ

Συμπληρώνεται το πρόγραμμα επισκέψεων του ΤΑ και του ΙΕ στο παράρτημα π.χ. «κάθε 1η Τετάρτη του μήνα 13:00 – 14:35».

Στον τέταρτο πίνακα «ΒΕΒΑΙΩΝ»:

Συμπληρώνονται τα προσωπικά στοιχεία (πεδία με κόκκινο χρώμα) του βεβαιούντος την ορθότητα των πάσης φύσεως καταβαλλόμενων μεικτών αποδοχών.

Επιλέγοντας «Προσθήκη», εμφανίζεται ο πέμπτος πίνακας «ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΟΙ»:

Για να προχωρήσουμε στη συμπλήρωση του πέμπτου πίνακα «ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΟΙ», δίνεται είτε η επιλογή «Προσθήκη από αρχείο» (όπως προαναφέρθηκε για τη δυνατότητα υποβολής του Ετήσιου Πίνακα με αρχείο *xml), είτε το πεδίο «Προσθήκη», βάσει των οποίων περνάμε στο τελευταίο στάδιο της διαδικασίας.

Α.Φ.Μ. – Α.Μ.Κ.Α. – ΑΡΙΘΜΟΣ ΜΗΤΡΩΟΥ ΙΚΑ

Ο «Α.Φ.Μ.» και ο «Α.Μ.Κ.Α.» είναι υποχρεωτικά πεδία και ως εκ τούτου είναι αδύνατη η καταχώρηση εργαζομένου στον πίνακα προσωπικού όταν αυτός δεν διαθέτει και τους δύο αυτούς μοναδικούς αριθμούς. Αντίθετα η συμπλήρωση του πεδίου «ΑΡΙΘΜΟΣ ΜΗΤΡΩΟΥ ΙΚΑ» είναι προαιρετική.

Αμέσως μετά τη συμπλήρωση του πεδίου «Α.Φ.Μ.» καταχωρούνται αυτόματα από την εφαρμογή τα λοιπά προσωπικά στοιχεία του εργαζομένου με την προϋπόθεση ότι ο εργοδότης έχει υποβάλει ηλεκτρονικά για το συγκεκριμένο εργαζόμενο άλλο έντυπο για οποιοδήποτε παράρτημα.

ΕΙΔΙΚΟΤΗΤΑ

Συμπληρώνεται ο κωδικός ειδικότητας του εργαζόμενου και με την «Αναζήτηση…»επιλέγουμε την επιθυμητή.

ΩΡΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ & ΛΗΞΗΣ – ΗΜΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ & ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ – ΔΙΑΚΟΠΗΣ

Συμπληρώνεται το ωράριο και η οργάνωση του χρόνου εργασίας. Δίνεται επιπλέον η δυνατότητα το ωράριο και η οργάνωση του χρόνου εργασίας να υποβληθούν με επισυναπτόμενο αρχείο μορφής *.pdf. Σε τέτοια περίπτωση τα δύο πεδία πρέπει να είναι κενά, να είναι επιλεγμένο (τσεκαρισμένο) το πεδίο «ΚΑΤΑΘΕΣΗ ΩΡΩΝ ΕΝΑΡΞΗΣ & ΛΗΞΗΣ–ΗΜΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ-ΔΙΑΚΟΠΗΣ ΜΕ ΕΠΙΣΥΝΑΠΤΟΜΕΝΟ ΑΡΧΕΙΟ» και να προσδιορίζεται το σχετικό αρχείο στο πεδίο «Επισυναπτόμενο αρχείο» στο κάτω μέρος της οθόνης.

ΣΥΝΟΛΟ ΜΕΙΚΤΩΝ ΑΠΟΔΟΧΩΝ & ΩΡΟΜΙΣΘΙΟ

Συμπληρώνονται τα συγκεκριμένα πεδία με την ιδιαιτερότητα της διασταύρωσης μεταξύ των ωρών εργασίας, των ωρομισθίων και των μικτών αποδοχών, οι οποίες υπολογίζονται βάσει των τύπων [«εβδομαδιαίες ώρες» x το «ωρομίσθιο» x 4,166 για τους υπαλλήλους ή x 4,333 για τους εργατοτεχνίτες], ώστε να είναι αποδεκτές.

Με τη συμπλήρωση των απαραίτητων στοιχείων για κάθε απασχολούμενο, επιλέγοντας το κουμπί «Αποθήκευση», ανοίγει κάθε φορά η καρτέλα συμπλήρωσης στοιχείων νέου εργαζόμενου. Με το πέρας της καταχώρησης όλων των εργαζομένων, πατώντας το πεδίο «Επιστροφή στον Πίνακα», εμφανίζεται το σύνολο των στοιχείων που συμπληρώσαμε στη φόρμα της αίτησης. Κάνοντας τον απαραίτητο έλεγχο για την ορθή συμπλήρωση όλων των πινάκων, προχωράμε στην «Υποβολή» και «Εκτύπωση» του Ε4-Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού.

(Σημείωση: Υποδεικνύεται στις επιχειρήσεις, οργανισμούς και φορείς κατά την υποβολή των στοιχείων – εντύπων στο ΠΣ Εργάνη και πριν την οριστική υποβολή,

1. να πραγματοποιείται σχετικός έλεγχος των στοιχείων και σε περίπτωση λάθους από το μενού «Διαχείριση» του κάθε εντύπου να προχωρούν στις σχετικές διορθώσεις, πριν την οριστική υποβολή, και

2. να δίδεται ιδιαίτερη προσοχή κατά την οριστική υποβολή στα σχετικά μηνύματα που εμφανίζονται από το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ).

Πηγή: https://www.e-forologia.gr/

1 σχόλιο

ΑΦΗΣΤΕ ΤΟ ΣΧΟΛΙΟ ΣΑΣ