1. Νομοθετικό πλαίσιο
του Πέτρου Ραπανάκη (Σύμβουλος επ/σεων σε θέματα εργατικής νομοθεσίας & ανθρ. δυναμικού)
Τα φυσικά πρόσωπα ή τα Ν.Π.Ι.Δ. υποχρεούνται όπως, κατά την εξόφληση των αποδοχών του προσωπικού τους, χορηγούν εκκαθαριστικό σημείωμα ή, σε περίπτωση εφαρμογής μηχανογραφικού συστήματος, ανάλυση μισθοδοσίας σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 1 του άρθρου 18 του Ν.1082/1980 , καθώς και στην παρ. 2 του άρθρου 20 του Ν.1469/1984 . Και στις δύο περιπτώσεις πρέπει να απεικονίζονται αναλυτικά οι πάσης φύσεως αποδοχές του προσωπικού, καθώς και οι επ΄ αυτών γενόμενες κρατήσεις.
Ειδικότερα, στο άρθρο 18 παρ.1, του Ν. 1082/1980 όπως αντικαταστάθηκε με την περ.1, της υποπαραγράφου ΙΑ5 του άρθρου 1ου του Ν.4254/2014 (ΦΕΚ Α΄ 85/7-4-2014) ορίζονται τα εξής:
«1. Φυσικά ή νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου υποχρεούνται, κατά την εξόφληση των αποδοχών του προσωπικού να χορηγούν εκκαθαριστικό σημείωμα, ή σε περίπτωση εφαρμογής μηχανογραφικού συστήματος, ανάλυση μισθοδοσίας. Οι πάσης φύσεως αποδοχές του προσωπικού και οι επ΄ αυτών κρατήσεις θα πρέπει να απεικονίζονται αναλυτικά. Δεν απαιτείται υπογραφή του εργαζόμενου σε αποδεικτικό χορήγησης του εκκαθαριστικού σημειώματος.
Η παραβίαση της ανωτέρω υποχρέωσης του εργοδότη συνεπάγεται τις διοικητικές κυρώσεις του άρθρου 24 του Ν. 3996/2011 (ΦΕΚ Α΄170), όπως ισχύει.»
Από τις ανωτέρω διατάξεις του νόμου προκύπτει υποχρέωση του εργοδότη ή του προσώπου που είναι εξουσιοδοτημένο από αυτόν – χωρίς μάλιστα προηγούμενη αίτηση του εργαζόμενου – να χορηγεί, κατά το στάδιο της εξόφλησης των αποδοχών του προσωπικού που αφορούν μια μισθολογική περίοδο, το εκκαθαριστικό σημείωμα (ή την ανάλυση μισθοδοσίας, στην περίπτωση που χρησιμοποιείται από την επιχείρηση μηχανογραφικό σύστημα), στο οποίο να εμφαίνονται αναλυτικά οι πάσης φύσεως αποδοχές του προσωπικού, καθώς και οι κρατήσεις που έγιναν σ΄ αυτές.
Διευκρινίζεται ότι με τις ρυθμίσεις του Ν.4254/7-4-2014 προβλέπεται ότι «Δεν απαιτείται υπογραφή του εργαζόμενου σε αποδεικτικό χορήγησης του εκκαθαριστικού σημειώματος». Από τη γραμματική διατύπωση της ανωτέρω διάταξης προκύπτει υποχρέωση του εργοδότη να χορηγεί στους εργαζόμενους εκκαθαριστικά σημειώματα, δεν απαιτείται όμως από το νόμο η ύπαρξη υπογραφής των εργαζομένων επ΄ αυτών. Στο σημείο αυτό επισημαίνεται ότι το βάρος της απόδειξης χορήγησης του στο μισθωτό, το φέρει ο εργοδότης.
Κατά συνέπεια το ζητούμενο εν προκειμένω είναι να υφίσταται αποδεικτικό χορήγησής του στον εργαζόμενο και όχι κατ΄ ανάγκην υπογραφής του τελευταίου επί του εκκαθαριστικού σημειώματος (π.χ. μπορεί η χορήγηση του να λαμβάνει χώρα και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) στην προσωπική διεύθυνση του κάθε εργαζόμενου).
Άρα το πλέον αξιόπιστο αποδεικτικό στοιχείο χορήγησης του εκκαθαριστικού σημειώματος είναι είτε η υπογραφή του εργαζόμενου επ΄ αυτού είτε η ηλεκτρονική αποστολή (e-mail) με την οποία να πιστοποιείται σε κάθε περίπτωση ότι το έχει παραλάβει. Είναι προφανές ότι με τη διάταξη αυτή του νόμου πρόθεση του νομοθέτη είναι:
α) Η διασφάλιση της διαφάνειας, όσον αφορά το καθεστώς αμοιβών που ακολουθεί μια οικονομική μονάδα, για 209 να αποφεύγονται προς τούτο οι αμφισβητήσεις, ως προς το αν οι καταβαλλόμενες στο προσωπικό αποδοχές ανταποκρίνονται ή όχι στις δικαιούμενες αξιώσεις αυτού (του προσωπικού) από την παροχή εργασίας.
β) Η ύπαρξη αποδεικτικών στοιχείων απασχόλησης, όπως εν προκειμένω μπορούν να λειτουργήσουν τα εκκαθαριστικά σημειώματα, μέσω των οποίων είναι δυνατόν να πιστοποιούνται ο χρόνος εργασίας, το είδος της εργασίας, η αμοιβή της εργασίας κ.λπ. του εργατικού δυναμικού μιας οικονομικής μονάδας, έτσι ώστε να καθίσταται ευχερής η απόδειξη των στοιχείων της απασχόλησης αυτού σε περιπτώσεις που προκύπτουν διαφορές μεταξύ εργοδότη και εργαζόμενου, όπως για παράδειγμα στις περιπτώσεις ακριβούς προσδιορισμού του χρόνου απασχόλησης του προσωπικού και της καταβολής σ΄ αυτό της συμφωνημένης αμοιβής της εργασίας, καθώς και σε περιπτώσεις μη ασφάλισης ή αντικανονικής ασφάλισης προσωπικού εκ μέρους του εργοδότη κ.λπ.. Ειδικότερα, μέσω των εκκαθαριστικών σημειωμάτων μπορεί να καταστεί δυνατή η επαλήθευση τυχόν οικονομικών απαιτήσεων εργαζομένου (για αμοιβή υπερωρίας, προσαυξήσεις νυχτερινής και κυριακάτικης απασχόλησης κ.λπ.) σε εν γένει εργατική διαφορά, σε συνδυασμό με τα δηλωθέντα στοιχεία στο πληροφοριακό σύστημα Εργάνη, ωράρια εργασίας, τις δηλωθείσες ώρες υπερωρίας κ.λπ., καθώς και τα στοιχεία της ηλεκτρονικής κάρτας εργασίας.
Διευκρινίζεται ότι η μη τήρηση για χρονικό διάστημα τουλάχιστον δέκα (10) ετών των στοιχείων του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας, εφόσον παρεμποδίζεται ο έλεγχος και η επαλήθευση οικονομικών απαιτήσεων εργαζομένου σε εν γένει εργατική διαφορά, επισύρει πρόστιμο 4.000,00 € ανά θιγόμενο εργαζόμενο (ΥΑ 80016/ ΦΕΚ Β΄ 4629/1-9-2022).
γ) Η εξακρίβωση των εκάστοτε υπαγόμενων στην ασφάλιση προσώπων, του αριθμού αυτών και των καταβλητέων από τους εργοδότες εισφορών. Είναι προφανές ότι η χορήγηση στους εργαζόμενους του εκκαθαριστικού σημειώματος έχει καθιερωθεί και ως ασφαλιστική υποχρέωση.
Επισημαίνεται ότι ο εργοδότης υποχρεούται να καταβάλλει τις αποδοχές των εργαζομένων αποκλειστικά στους τραπεζικούς τους λογαριασμούς, αναγράφοντας την αιτιολογία και το χρονικό διάστημα που αφορά η κάθε καταβολή. Η καταβολή των αποδοχών γίνεται με οποιονδήποτε τρόπο, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης ηλεκτρονικών μέσων πληρωμής ή πάροχων υπηρεσιών πληρωμών ( άρθρο 38 του Ν.4387/2016 , όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 51 του Ν.4611/2019 ).
Εξάλλου ο εργοδότης υποχρεούται να τηρεί στο χώρο εργασίας (όπου αυτά τηρούνται, έδρα ή υποκατάστημα, ή χωριστές εγκαταστάσεις, ή κεντρικό σύστημα διοίκησης, ή διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού κ.λπ.) και να επιδεικνύει ανά πάσα στιγμή στους Επιθεωρητές Εργασίας τα εκκαθαριστικά σημειώματα αποδοχών του προσωπικού για το τελευταίο τουλάχιστον τρίμηνο ( παρ. 6 του άρθρου 24 του Ν.3996/2011 σε συνδυασμό με την ΥΑ 80016/2022 (ΦΕΚ Β΄ 4629/1-9-2022), όπως ισχύει).
Χρόνος διατήρησης εκκαθαριστικών σημειωμάτων
Ο νομοθέτης δεν έχει ορίσει ακριβή χρόνο τήρησης των εκκαθαριστικών σημειωμάτων μισθοδοσίας. Όμως πρέπει να ληφθεί υπ΄ όψιν εν προκειμένω ότι οι αξιώσεις των μισθωτών για την καταβολή μισθών και αμοιβών κάθε είδους, υπόκεινται στην πενταετή παραγραφή του άρθρου 250 του Αστικού Κώδικα, η οποία αρχίζει μόλις λήξει το έτος μέσα στο οποίο γεννήθηκαν οι αξιώσεις και ήταν δυνατή η δικαστική τους επιδίωξη.
Επιπρόσθετα, το δικαίωμα του τέως Ι.Κ.Α.-Ε.Φ.Κ.Α. για τη βεβαίωση σε ευρεία έννοια όλων των χρηματικών απαιτήσεων του, καθώς και των απαιτήσεων των φορέων, κλάδων ή λογαριασμών των Οργανισμών κοινωνικής πολιτικής των οποίων τις εισφορές συνεισπράττει το τέως Ι.Κ.Α.- Ε.Φ.Κ.Α., υπόκειται πλέον δεκαετή παραγραφή, η οποία αρχίζει από την πρώτη ημέρα του επόμενου έτους από εκείνο μέσα στο οποίο παρασχέθηκε η ασφαλιστέα εργασία ή υπηρεσία.
Αν και από τις κείμενες διατάξεις δεν γίνεται ευθεία αναφορά στον χρόνο διατήρησης των εκκαθαριστικών σημειωμάτων μισθοδοσίας, κρίνεται σκόπιμο για τη διευκόλυνση του ουσιαστικού ελέγχου των ελεγκτικών οργάνων του τέως Ι.Κ.Α., αυτά να διατηρούνται επί δεκαετία. Τα στοιχεία της κάρτας διατηρούνται επί 10ετία.
Μη τήρηση για χρονικό διάστημα τουλάχιστον δέκα (10) ετών των στοιχείων του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας, εφόσον παρεμποδίζεται ο έλεγχος και η επαλήθευση οικονομικών απαιτήσεων εργαζομένου σε εν γένει εργατική διαφορά, επισύρει πρόστιμο 4.000,00 € ανά θιγόμενο εργαζόμενο.
Το κείμενο αποτελεί απόσπασμα από το άρθρο «Εκκαθαριστικό σημείωμα μισθοδοσίας (Αποδείξεις πληρωμής)» του κ. Πέτρου Ραπανάκη που δημοσιεύθηκε στο τεύχος Φεβρουαρίου 2023 του περιοδικού Epsilon7. Στο πλήρες άρθρο γίνεται μεταξύ άλλων αναφορά στην υποχρέωση αναγραφής στο εκκαθαριστικό σημείωμα των πάσης φύσεως αποδοχών, στη χορήγηση εκκαθαριστικών σημειωμάτων αποδοχών στους αμειβόμενους κατ’ αποκοπήν και τις κυρώσεις σε παραβάτες εργοδότες.
πηγή: e-forologia.gr
